Seguramente en alguna ocasión te habrá sucedido encontrarte que en algunos registros públicos de la propiedad inmueble y mercantil en los departamentos, fuera de Managua, los requerimientos para la inscripción, o denegación de la misma funcionan de forma diferente, y coloquialmente se dice que cada registro funciona como una república independiente, ya que los requisitos o exigencias a cumplir en el registro de Managua, pueden variar, por ejemplo, en el registro de Granada u otro departamento, de manera que para el usuario es imposible saber con certeza qué documentos o requisitos hay que llenar o que omisiones podrían ser subsanables, situación que muchas veces nos causa inconvenientes o atrasos a los usuarios.
En razón de lo anterior, la Dirección Nacional de Registros de la Corte Suprema de Justicia que rige el Sistema Nacional de Registros en todo el país, emitió el Acuerdo DNR 01-300720, en un esfuerzo para armonizar las prácticas en los registros públicos de la propiedad inmueble y mercantil con el fin de que resulte menos engorroso para el usuario acudir a estas dependencias del poder judicial.
El acuerdo antes mencionado, encuentra su fundamento en la Ley 691 “Ley de Simplificación de Trámites y Servicios en la Administración Pública” y la Ley 698 “Ley General de los Registros Públicos”. En el acuerdo, la Dirección Nacional de Registros (DNR) aprobó los criterios de calificación aplicables en el registro mercantil, y contiene lineamientos tanto para los notarios, que
simplificarán el ejercicio de la profesión, como para el personal de los registros a nivel nacional, facilitando el trabajo de los registradores y analistas.
De esta manera encontramos que aspectos como causales de suspensión, qué contenido de los instrumentos notariales puede ser subsanable, qué definitivamente no lo es, que es posible aclarar, modificar o rectificar, se han tomado en cuenta de manera que la atención al usuario se haga más expedita.
Vamos a mencionar el contenido más relevante del acuerdo, ya que sería demasiado extenso considerar todo su contenido.
Es importante indicar a los notarios que:
No serán suspensos los instrumentos públicos en los siguientes casos:
a. Cuando las partes o el notario se encuentren en un municipio distinto al de su domicilio, y no señale encontrarse de tránsito.
b. Cuando tratándose de compareciente nicaragüenses que habitan en el extranjero se les identifique ya bien con su pasaporte o con su cédula de identidad.
En cuanto a Aclaraciones y rectificaciones:
a. El notario podrá por sí y ante sí, aclarar errores u omisiones de forma y de fondo que no afecten el tracto sucesivo y derechos de terceros.
b. Errores de forma podrán ser aclarados y/o rectificados ante cualquier notario. c. Documentos públicos con errores u omisiones que puedan ser verificables mediante las fuentes de información registral, serán inscribibles, y dicha circunstancia se hará constar en el campo de observaciones.
En general no serán suspensas:
a. Las sentencias judiciales en las cuales se evidencien errores de forma, mientras los mismos sean verificables en el sistema Nicarao o en la fuente de información propia del registro.
b. Aquellas escrituras en las que las generales de ley de las partes, el notario no expresó si los comparecientes son mayores de edad, su estado civil, su profesión u oficio, mientras se les identifique mediante nombre, apellidos y número de cédula de identidad.
c. Inserciones que presenten error siempre que la información se pueda constatar con los documentos presentados y adjuntos.
En cuanto a documentos inscribibles:
1. Constituciones de personas jurídicas en asociaciones, consorcios y cualquier tipo de sociedades, mediante acuerdo, poder o documento habilitante,
2. Rectificaciones, adiciones y ampliaciones al pacto constitutivo vía notarial sin acudir a la vía judicial, siempre que no se trate de la denominación o el capital social.
3. Actas que expresen que la conformación del quórum, ya sea presencial o virtual.
4. Adiciones, aclaraciones, rectificaciones, ratificaciones y revocaciones, las que serán vinculadas al asiento de los poderes inscritos.
En relación a sociedades, se indica que:
a. La abreviación de una denominación o razón social podrá desprenderse de manera total o parcial de la misma.
b. No se suspenderá cuando las abreviaciones no contengan «S.A.»
c. Es inscribible cualquier disposición de la Junta General de Accionistas por ser la máxima autoridad.
d. Las reformas al pacto social por la vía judicial deberán tramitarse en el juzgado competente del domicilio donde se encuentre inscrita la sociedad.
e. Un socio miembro de la junta directiva podrá ser a su vez nombrado vigilante, si lo permiten los estatutos.
f. Un instrumento será inscribible si se adjunta o inserta el acta donde se tomaron los acuerdos.
g. No será suspensa la ratificación o nueva elección de Junta Directiva cuando se solicite su inscripción antes de su vencimiento.
h. El acta deberá expresar aquellos casos en que los socios estén representados en la sesión, indicando que se tuvo a la vista el medio habilitante (poder, carta, correo eléctrico, fax u otro).
i. Uno o dos cargos de la Junta Directiva podrán recaer en un mismo socio.
j. Los cargos no electos y contemplados en el pacto social o estatutos, podrán elegirse posteriormente.
k. No es causal de suspensión cuando en el pacto y los estatutos no se expresen las funciones de los cargos de la Junta Directiva. l. La Apertura de Sucursal de sociedad extranjera será inscribible, aunque no lleve las palabras «Sucursal Nicaragua». m. No es causal de suspensión si en las actas insertas no se expresa el local y hora de la celebración. n. No es causal de suspensión cuando una sentencia de reforma al Pacto Social no contenga inserta íntegramente el acta de la Junta General de Accionistas, bastará se adjunte copia certificada de la misma.
o. Los traspasos de acciones pueden presentarse en escritura pública de venta, cesión y donación.
p. Se podrá constituir una sociedad con acciones fraccionadas.
q. Una acción puede ser propiedad de dos o más personas sin que se entienda esto como que esta fraccionada.
r. Las acciones podrán ser vendidas al precio del mercado.
s. Es inscribible el nuevo plazo de duración cuando no sea el mismo estipulado en el pacto constitutivo.
t. Las transformaciones de sociedades anónimas a Sociedades Colectivas de Responsabilidad Limitada o viceversa podrán realizarse mediante escritura pública.
u. Se podrá inscribir en un mismo acto la Disolución y Liquidación de la Sociedad.
v. Cuando la sociedad no haya realizado operaciones, bastará con la inscripción de la disolución debiendo insertar el balance de cierre autorizado por un CPA.
w. Para efecto de publicidad, son inscribibles las certificaciones de actas que contengan los acuerdos tomados en Juntas Generales de Accionistas, Juntas de Socios o Junta Directiva libradas por el secretario o el facultado.
x. La inscripción formal del poder deberá llenar las formalidades de la Ley del Notariado.
En cuanto a los Poderes, se inscribirán:
a. Poderes otorgados por las Asociaciones, Cooperativas, Fundaciones, Confederaciones y entre particulares.
b. Poderes otorgados en el extranjero siempre que cumplan el requisito del apostillado en los países signatarios del convenio de apostilla o la cadena de autenticación en los que no.
c. Poderes que se otorguen a más de un mandatario en un mismo documento, mismo que generará un solo asiento y una razón de inscripción.
d. Revocaciones presentadas que hagan referencia un asiento donde se hayan inscrito «n» cantidad de mandatarios, en los cuales se cancelará parcialmente el asiento por lo que hace al mandatario revocado, quedando activos a los demás mandatarios cuyo poder no se revoque.
e. Poderes cuando la persona designada a comparecer ante Notario, sea la misma que el órgano competente le otorgó el poder.
f. Poderes otorgados entre particulares cuando:
i. El poder no tenga más de cinco años de haberse otorgado. ii. Si tiene más de cinco años de haberse otorgado, deberá presentar una escritura pública de ratificación de poder por parte del mandante.
iii. Se verificó si la escritura del poder fue reportada por el notario en el índice de su Protocolo a la Corte Suprema de Justicia.
iv. Se verificó con Registro del Estado Civil de las Personas que no se ha reportado la defunción del mandante o mandatario.
En cuanto a Comerciantes:
La inscripción o modificación de los comerciantes podrá realizarse a través de una solicitud o escritura pública, aunque el notario no tenga los diez años de estar incorporado.
No se suspenderá cuando el nombre comercial de la sociedad expresado en el pacto, sea diferente.
El nombre comercial podrá ser igual o no a la denominación de la sociedad y no será suspensa la inscripción de una sociedad cuando contenga más de un nombre comercial.
Se podrá autorizar el sellado de dos libros de Actas: uno para los acuerdos de la Junta General de Accionistas y otro para la Junta Directiva, lo que deberá ser autorizado por Ja Junta general de accionista, junta directiva o por designación expresa, si es por pérdida o deterioro señalando el número de razón de sellado de libros.
Aparte de lo arriba señalado, el registro tendrá otras facultades relacionadas con saneamiento, aclaraciones, rectificaciones, reposición, correcciones, cancelación, consolidación de asientos que recomendamos conocer, para tratar de trabajar en conjunto con el personal del registro y evitar atrasos para todos los involucrados en el proceso registral.
Si bien no se trata de un acuerdo reciente, muchas de estas disposiciones no son conocidas para algunos registros o usuarios, lo cual ralentiza el tráfico del registro. Lamentablemente, más de una ocasión es el usuario el que hace los señalamientos en cuanto a lo que debería exigir el personal de registro al momento de calificar un documento para su inscripción, situación que esperamos se
pueda superar con este acuerdo.